Pregunta: Somos una empresa en pleno proceso de formalización y queremos cumplir con las nuevas formalidades de la reforma tributaria. Algunos empleados viajan con frecuencia al interior del país en vehículo propio, a veces tienen que pasar algunas noches en hoteles. Se les da una compensación por kilómetro recorrido y además un viático, junto con el importe para el hotel, si este fuera el caso. ¿Hay una reglamentación oficial en cuanto al pago de gastos de vehículos particulares que están siendo usados para viajes de trabajo?
Respuesta: Lo que habrá que dilucidar es si hay alguna disposición general al respecto o si es individual de cada empresa en términos de establecer tarifas para pago por kilómetros recorridos y desgaste del vehículo, combustible, seguro, etc.
La Ley 125/91 “Del Régimen Tributario”, en su texto modificado por la Ley 2421/04 “De Reordenamiento Administrativo y de Adecuación Fiscal”, establece para los casos de viáticos la siguiente normativa:
El artículo 8º inciso l) dice que son deducibles:
Los gastos de movilidad, viáticos y otras compensaciones análogas, siempre que las rendiciones de cuentas se hallen debidamente respaldadas con la documentación legal desde el punto de vista impositivo. En caso que constituya gasto sin cargo a rendir cuenta, se considera parte del salario o remuneración y le es aplicable el inciso c) del presente artículo.
Es decir que los gastos de movilidad y viáticos correspondientes al mantenimiento, combustibles y de otros vehículos particulares deben ser documentados con las correspondientes facturas por los gastos realizados conforme a una rendición de cuentas que se presentará a la empresa. Las facturas legales deben estar emitidas a nombre de la empresa con su respectivo RUC.
Si la empresa otorga un monto fijo para los gastos de movilidad, viáticos y compensaciones similares sobre los cuales no se rendirá cuenta, se presentan dos situaciones:
1. Si el beneficiario del ingreso es un empleado en relación de dependencia y cobra un salario sobre el cual se le realizan las retenciones de aportes a la Caja de Seguridad Social correspondiente, se deben incluir dichos gastos como parte del salario y realizar tales aportes sobre el monto fijado para los mismos.
2. Si el beneficiario no está en relación de dependencia en la empresa y, por lo tanto, no realiza aportes a ninguna Caja de Seguridad Social creada por Ley o Decreto Ley, deberá emitir una factura con IVA incluido a nombre de la empresa que le entrega el dinero para los gastos de movilidad y viático.
Los seguros contratados para los vehículos particulares requieren de un análisis especial, así como la estimación del desgaste ocasionado por su uso. Estos gastos no pueden ser considerados gastos de movilidad y viáticos a rendir. La ley se refiere específicamente a gastos ocasionados en el traslado de los empleados o contratados de la empresa, como por ejemplo comidas, alojamiento, reparación del vehículo, combustible, etc.
En el caso que usted plantea, parece que se trata de un monto fijo, asignado a un empleado para solventar los gastos ocasionados por el uso de su vehículo particular y sus traslados, por el cual no se le exigirá rendir cuentas.
En esta última situación mencionada, cuando que no se deben rendir cuentas, no existen tarifas por kilómetros recorridos. La condición es que el monto estipulado como viático y pagado al empleado se incluya como salario del mismo y se realice el aporte a una caja de seguridad social creada por ley o decreto ley o caso contrario el beneficiario emita una factura con IVA incluido a la empresa que se lo otorga.
La empresa podrá utilizar como gasto deducible el monto fijo asignado como viático atendiendo las limitaciones que le imponen las reglamentaciones según se trate de sueldos o de honorarios con IVA incluido.
Lic. Carmen de Torres Dr. Ricardo Rodríguez Silvero